Reglerne om dokumentation for godtgørelse af energiafgifter og CO₂-afgift fremgår af mineralolieafgiftslovens § 11, stk. 16, kulafgiftslovens § 8, stk. 2, 2. punkt, elafgiftslovens § 11, stk. 16, 2. punkt, naturgasafgiftslovens § 11 og CO₂-afgiftslovens § 9, stk. 18.

Fakturaer mv.
Det er en betingelse for godtgørelse af energiafgifter og CO₂-afgift (og vandafgift), at virksomheden kan fremlægge fakturaer, regninger, afregningsbilag, notaer eller acontoopkrævninger, der opfylder kravene til fakturaer, jf. A.10. Disse krav gælder for virksomheder, der er registreret efter de pågældende afgiftslove, fx olieselskaber, der er registreret efter mineraloliafgiftsloven, og naturgasselskaber, der er registreret efter naturgasafgiftsloven.

Andre virksomheder, der sælger afgiftspligtig olie, kul, gas, elektricitet og naturgas, skal efter anmodning fra en momsregistreret køber udstede en faktura med de krævede oplysninger.

Hvis afgiftsbeløbet for leverancen ikke direkte fremgår af fakturaen, må virksomheden selv beregne afgiftsbeløbet. Det gøres ved at gange den leverede mængde med afgiftssatsen. Afgiftssatsen skal derfor fremgå af fakturaen. Det er køberen selv, der må sikre sig, at fakturaen indeholder de nødvendige oplysninger, herunder oplysninger om afgiftens størrelse.

Det samme gælder oplysninger for beregning af EU-minimumsafgiften.

Elektricitet
Virksomheder, der leverer elektricitet, skal mindst en gang årligt oplyse momsregistrerede virksomheder om størrelsen af elafgift, eldistributionsbidrag og CO₂-afgift på den leverede elektricitet, jf. elafgiftslovens § 11a, stk. 8 og CO₂-afgiftslovens § 10, stk. 5.

Naturgas og bygas
Virksomheder, der leverer naturgas og bygas, skal mindst en gang årligt oplyse momsregistrerede virksomheder om størrelsen af naturgasafgift og CO₂-afgift på den leverede gas, jf. naturgasafgiftslovens § 12, stk. 8 og CO₂-afgiftslovens § 10, stk. 5.

Ledningsført varme

Varmeleverancer - generelt
Det er en betingelse for at opnå godtgørelse, at varmen er leveret særskilt til virksomheden fra et fjernvarmeværk eller en anden momsregistreret varmeproducent. Varmen kan dog også være leveret via en ejendomsudlejer, som så kan være frivilligt registreret efter momsloven for levering af varme.

Virksomhedens forbrug af varme skal mindst én gang årligt opgøres af den pågældende varmeleverandør.

Varmeproducenter (fjernvarmeværker og andre momsregistrerede varmeproducenter) og varmeleverandører skal føre et regnskab, der kan danne grundlag for opgørelse af afgiften af den energi, der er forbrugt til produktion af varme eller fjernvarme. Afgiftsbelastningen på den leverede varme skal fremgå særskilt af regnskabet og faktura.

Endvidere skal varmeleverandøren mindst én gang årligt oplyse momsregistrerede virksomheder om størrelsen af energiafgiften og CO₂-afgiften på den olie, el, gas, kul eller affaldsvarme, der er brugt ved fremstilling af den varme, som er leveret til virksomheden, jf. mineralolieafgiftslovens § 12, stk. 10, kulafgiftslovens § 9, stk. 9, elafgiftslovens § 11a, stk. 8, naturgasafgiftslovens § 12, stk. 8 og CO₂-afgiftslovens § 10, stk. 5. 

Afgiften kan være angivet med oplysning om afgiftsbelastningen pr. enhed (fx afgift pr. GJ eller MWh. Afgiftsbeløbet beregnes herefter ved at gange afgiftsbelastningen pr. enhed med den samlede varmeleverance i perioden.

Hvis der er brugt flere slags afgiftspligtige brændsler til fremstilling af den leverede mængde varme, fx både olie og kul, skal opgørelsen indeholde særskilt oplysning om olie-, kul- og CO₂-afgift.

I SKAT-meddelelse, jf. SKM2006.211.SKAT præciseres, at energiafgiftslovene ikke hjemler adgang til at foretage en aftalebaseret allokering af varme. Dette indebærer f.eks., at det ikke er muligt ved aftale at allokere varme med høj afgiftsbelastning til kunder, der kan opnå godtgørelse af afgiften, og varme med lavere eller ingen afgiftsbelastning til kunder, der ikke kan opnå afgiftsgodtgørelse, når de to former for varme fysisk er sammenblandet.

Fakturering af leverancer af affaldsbaseret varme
Registrerede affaldsforbrændingsvirksomheder og virksomheder, som leverer varme, må ikke påføre fakturaen/varmeregningen oplysning om tillægsafgiften for så vidt, at afgiften ikke kan indregnes i priser for indenlandsk varmelevering efter lov om varmeforsyning. Dette fremgår af kulafgiftslovens § 11, stk. 2, 3. pkt. Det samme gælder også for CO₂-afgiften på affaldsvarme, se CO₂-afgiftslovens 12, stk. 2.

De nærmere regler for at indregne afgifter i priser for varmeleverancer fremgår af varmeforsyningslovens § 20.

Varmeforsyningslovens § 20
Ved den tidligere forbrændingsafgift på affald (affaldsafgift efter affaldsafgiftsloven) var det leverandørerne af affaldet, der blev pålagt afgiftsbyrden, igennem de gebyrer, som de betalte for at komme af med affaldet.

Hovedreglen er, at den indirekte afgiftsbelastning på varmeleverancer i form af energiafgifter og CO₂-afgift kan overvæltes i varmeprisen.

Det var imidlertid ikke intentionen med afgiftsomlægningen, at varmekunderne skal belastes med tillægsafgiften og CO₂-afgiften. For at sikre dette blev der som nyt stk. 12 i varmeforsyningslovens § 20 indsat en bestemmelse, hvorefter tillægsafgiften og CO₂-afgiften ikke må indregnes i varmeprisen.

I varmeforsyningslovens § 20, stk. 13, blev der dog givet mulighed for, at tillægsafgiften og CO₂-afgiften kan overvæltes i varmeprisen. Men det kræver, at der er en aftale herom mellem varmeleverandøren, det vil sige affaldsforbrændingsvirksomheden, og varmekunderne.

Det fremgår endvidere af varmeforsyningslovens § 20, stk. 13, at det er en betingelse, at en aftale om at indregne tillægsafgift og CO₂-afgift i varmeprisen afspejler en rimelig balance mellem parterne. Nedenfor er gengivet et uddrag fra lovforslagets bemærkninger herom:  

"Der gives dog mulighed for, at de nye afgifter kan overvæltes i varmeprisen, men det kræver, at der indgås en aftale herom mellem varmeleverandøren, dvs. affaldsforbrændingsanlægget, og varmekunderne. Hermed tilgodeses tilfælde, hvor affaldsvarme forbruges i en virksomhed, som er berettiget til godtgørelse af energiafgifter, hvis de er pålagt prisen for varmeleverancen, og uden at det skal komme andre varmekunder til skade. Muligheden for at indgå aftaler er en undtagelse fra det i øvrigt anvendte princip i lov om varmeforsyning om, at varmeprisen skal fastsættes kostægte, da dette princip i disse tilfælde vil kunne stille aftagerne (virksomheder) ringere i forhold til anden energiforsyning. Muligheden er kombineret med et krav om, at den samlede aftale afspejler en rimelig balance ved fordeling af omkostninger, inklusive afgifter, som skal dækkes af henholdsvis varmesiden og affaldssiden. Energitilsynet vil som led i sin almindelige virksomhed, f.eks. i forbindelse med klagesager, kunne påse dette forhold."

Af varmeforsyningslovens § 20, stk. 14, fremgår, at en aftale om overvæltning af tillægsafgiften mv. i varmeprisen ikke kan resultere i en pris, der overstiger prisloftet for affaldsbaseret varme. Det er Energitilsynet, som beregner og udmelder prislofter i henholdt til § 6 i bekendtgørelse nr. 234 af 23. marts 2006 om fastsættelse af prislofter og maksimalpriser for fjernvarme fra affaldsforbrændingsanlæg. Bekendtgørelsen er udstedt af Energistyrelsen i medfør af varmeforsyningslovens  20, stk. 4.

Bemærk: I de tilfælde, hvor der indgås aftale om overvæltning af tillægsafgift og CO₂-afgift, må der ikke ske allokering af affaldsvarme til for eksempel momsregistrerede varmekunder. Det vil sige, at der gælder de samme regler for tillægsafgift og CO₂-afgift af affaldsvarme som for anden varme baseret på afgiftspligtige brændsler, for eksempel gas.

Tilkendegivelse fra Energitilsynet vedr. varmeleverancer til procesformål
Energitilsynet har på et møde den 23. juni 2010 behandlet forholdet om anvendelse af varmeforsyningslovens prisbestemmelse på procesvarmeleverancer. Energitilsynet har samme dag offentliggjort en tilkendegivelse herom. Tilkendegivelsen findes på Energitilsynets hjemmeside, www.Energitilsynet.dk - under Varme - Afgørelser - Tilsynsafgørelser-varme.