Generelt
Når EMCS ikke er tilgængeligt, skal vareafsendere og varemodtagere følge nødprocedurer, hvis de vil handle med harmoniserede punktafgiftspligtige varer under afgiftssuspensionsordningen, idet det ikke vil være muligt at oprette et udkast til elektronisk ledsagedokument eller sende og modtage meddelelser elektronisk.
Du skal i stedet anvende skabeloner til midlertidige dokumenter, for ledsagedokument, kvittering og ændring af destination.
- EMCS - Midlertidigt Ledsagedokument - blanket nr. 22.074
- EMCS - Midlertidig Kvittering - blanket nr. 22.075
- EMCS - Midlertidig Ændring af Destination - blanket nr. 22.076
Du kan hente de midlertidige dokumenter på SKATs hjemmeside under Virksomhed - blanketter - 22 Punktafgift, drikkevarer.
Det er muligt at taste direkte i dokumentet og gemme en kopi på din computer.
Det anbefales, at du tager et print af skabelonerne til de midlertidige dokumenter og gemmer dem for at være sikker på at have dem, hvis der er nedbrud i SKATs hjemmeside.
Hvornår må du anvende nødprocedurer?
Som vareafsender er det kun tilladt at anvende nødprocedurer, når det er annonceret på SKATs hjemmeside, at EMCS ikke er tilgængeligt. For at se hvor det bliver annonceret på SKATs hjemmeside, skal du trykke på linket "Se driftsmeddelelser om EMCS" under afsnittet "driftsmeddelelser" og du vil komme til en rullemenu, hvor driftsmeddelelser vedr. EMCS vil fremgå.
Det kan som udgangspunkt forventes, at det vil være tilladt at anvende nødprocedurer, når utilgængeligheden har varet eller forventes at vare mere end 30 minutter.
Som varemodtager må du anvende nødprocedurer, når det er den danske EMCS, der ikke er tilgængeligt efter samme regler som for vareafsender ovenfor.
Hvis det er vareafsender EMCS i et andet EU-land, der ikke er tilgængeligt, og vareafsender anvender nødprocedurer, og du modtager et papirbaseret ledsagedokument fra vareafsender, er det også tilladt at anvende nødprocedurer i forbindelse med kvittering.
Hvornår er EMCS ikke tilgængeligt?
EMCS er ikke tilgængeligt, når
- der er nedbrud i den danske EMCS
- der er nedbrud i det fælles domæne for EMCS
- der er nedbrud i SKATs del af onlineforbindelsen til EMCS (B2B)
- der sker systemopdateringer af EMCS (varslet utilgængelighed på mere end 30 minutter)
EMCS anses dog for at være tilgængeligt når:
- Der er nedbrud i onlineforbindelsen fra en virksomhed til EMCS (B2B)
- Der er nedbrud i en virksomheds eget EDB-system eller internetforbindelse.
Ved nedbrud i din virksomheds online-forbindelse (B2B), har du mulighed for i stedet at anvende EMCS via SKATs hjemmeside. Du kan også kontakte SKAT, som i ganske særlige tilfælde kan tillade, at nødprocedurerne kan bruges ved én eller flere bestemte forsendelser.
Hvad gør du, hvis du konstaterer at EMCS ikke er tilgængeligt?
Hvis du konstaterer, at EMCS ikke er tilgængeligt, skal du først undersøge, om det er annonceret på SKATs hjemmeside. Hvis det er annonceret på SKATs hjemmeside, må du anvende nødprocedurer.
Hvis det endnu ikke er annonceret på SKATs hjemmeside, eller hvis der er nedbrud på SKATs hjemmeside, skal du kontakte SKATs servicedesk på tlf. nr 70 15 73 01. Herefter vil SKATs servicedesk sørge for, at den manglende tilgængelighed bliver undersøgt og annonceret på SKATs hjemmeside, hvis det er muligt.
Vent med at bruge nødprocedurer, hvis det er muligt
Ved annonceret nedbrud af under ét døgns varighed anbefales det, at du som vareafsender venter med at udstede ledsagedokumenter, til EMCS igen er tilgængeligt.
Hvis der er flere dage (op til syv dage) til afsendelsestidspunktet, anbefales det, at du som vareafsender venter med at udstede ledsagedokument, så EMCS evt. kan nå at blive tilgængeligt igen inden afsendelsesdatoen.
Det anbefales, at du som varemodtager venter op til fem hverdage ud over den almindelige frist på fem hverdage med at sende en midlertidig kvittering.
Når du er vareafsender - midlertidigt ledsagedokument
Når du som vareafsender skal udarbejde et udkast til elektronisk ledsagedokument, og EMCS er annonceret med nedbrud, skal du anvende en skabelon til et midlertidigt ledsagedokument, som du kan hente på SKATs hjemmeside. Find skabelonerne til de midlertidige dokumenter på SKATs hjemmeside under Virksomhed - blanketter - 22 Punktafgift, drikkevarer.
Du skal printe to eksemplarer af det midlertidige ledsagedokument efter, at det er udfyldt. Det ene eksemplar skal følge med forsendelsen, og det andet eksemplar skal du opbevare på papir eller alternativt i elektronisk form, til brug for senere indtastning, når systemet er tilgængeligt igen.
Hvis det danske EMCS er tilgængeligt, men det er modtagerlandets EMCS, der ikke er tilgængeligt, vil varemodtager ikke kunne se det elektroniske ledsagedokument, der bliver sendt til varemodtager fra det danske EMCS. Det kan derfor blive nødvendigt at sende en kopi af det elektroniske ledsagedokument på anden måde til varemodtageren.
Varemodtageren skal følge nødprocedurerne, der er gældende i det pågældende EU-land.
Ændring af destination - midlertidigt CoD
Der kan opstå en situation, hvor vareafsender får behov for at ændre destinationen for en forsendelse samtidig med at EMCS ikke er tilgængeligt.
Hvis varerne er ankommet til varemodtager
Hvis varerne allerede er ankommet til varemodtager, men denne afviser at modtage hele eller en del af forsendelsen, kan du sende hele eller en del af forsendelsen videre til en ny modtager, ved at du sender et midlertidigt ændring af destination (CoD) via mail eller fax til den oprindelige varemodtager. Du kan hente en skabelon til midlertidigt ændring af destination (CoD) på SKATs hjemmeside. Find skabelonerne til de midlertidige dokumenter på SKATs hjemmeside under Virksomhed - blanketter - 22 Punktafgift, drikkevarer.
Du skal udarbejde et nyt midlertidigt ledsagedokument, som sendes via mail eller fax til den nye varemodtager. Det midlertidige ændring af destination (CoD) og det nye midlertidige ledsagedokument skal indeholde det samme LRN nummer eller ARC nummer som det første ledsagedokument.
Den oprindelige varemodtager skal sørge for at en kopi af ændring af destination (CoD) skal følge med forsendelsen til den nye varemodtager.
Hvis varerne ikke er ankommet til varemodtager
Hvis forsendelsen endnu ikke er nået frem til varemodtageren, kan du omdirigere forsendelsen ved at give transportøren telefonisk eller anden elektronisk besked med information om en ny varemodtager. Du udarbejder et nyt midlertidigt ledsagedokument, som du sender via mail eller fax til den nye varemodtager.
Hvis vareafsender ønsker forsendelsen retur
Hvis du ønsker afviste varer retur, udfylder du en midlertidig ændring af destination (CoD) med din virksomhed som ny varemodtager. Derefter sender du midlertidig ændring af destination (CoD) via mail eller fax til varemodtager, der har afvist forsendelsen. Varemodtager sørger for, at et print af den midlertidige ændring af destination (CoD) følger vareforsendelsen tilbage til vareafsender.
Når du er varemodtager - midlertidig kvittering
Varemodtagers EMCS er ikke tilgængeligt
Hvis EMCS ikke er tilgængeligt, når du som varemodtager skal kvittere for at have modtaget forsendelsen, anbefales det, at du venter i mindst fem hverdage ud over den almindelige frist på fem hverdage med at sende en midlertidig kvittering (MK) til vareafsenderen.
Er systemet ikke blevet tilgængeligt igen 10 dage efter, at du har modtaget forsendelsen, skal du sende en midlertidig kvittering direkte til vareafsenderen via mail eller fax. Du skal anvende en skabelon til den midlertidige kvittering, som du kan hente på SKATs hjemmeside. Find skabelonerne til de midlertidige dokumenter på SKATs hjemmeside under Virksomhed - blanketter - 22 Punktafgift, drikkevarer.
For at kunne foretage en korrekt kvittering skal du anmode vareafsender om at sende en kopi af det elektroniske ledsagedokument med fax eller mail, idet du ikke kan se det elektroniske ledsagedokument i EMCS. Du skal sende en kopi af ledsagdokumentet sammen med den midlertidige kvittering til vareafsender.
Når EMCS er tilgængeligt igen, vil du modtage et elektronisk ledsagedokument fra vareafsender til erstatning for det midlertidige ledsagedokument. Du skal derefter elektronisk kvittere for forsendelsen på normal vis, hvorefter forsendelsen er afsluttet i systemet.
Vareafsenders EMCS er ikke tilgængeligt
Når du som varemodtager skal kvittere for at have modtaget en forsendelse, og du har modtaget et midlertidigt ledsagedokument fra vareafsender, anbefales det, at du venter i mindst fem hverdage ud over den almindelige frist på fem hverdage med at sende en midlertidig kvittering (MK) til vareafsenderen.
Hvis du ikke har modtaget et elektronisk ledsagdokument fra vareafsender 10 dage efter, at du har modtaget forsendelsen, skal du sende en midlertidig kvittering direkte til vareafsenderen via mail eller fax med kopi af det midlertidige ledsagedokument. Du skal anvende en skabelon til den midlertidige kvittering, som du kan hente på SKATs hjemmeside. Find skabelonerne til de midlertidige dokumenter på SKATs hjemmeside under Virksomhed - blanketter - 22 Punktafgift, drikkevarer.
Når vareafsenders EMCS er tilgængeligt igen, vil du modtage et elektronisk ledsagedokument fra vareafsender til erstatning for det midlertidige ledsagedokument. Du skal derefter elektronisk kvittere for forsendelsen på normal vis i EMCS, hvorefter forsendelsen er afsluttet i systemet.
Import via et andet EU-land
Hvis importlandets EMCS ikke er tilgængeligt, skal den registrerede vareafsender dér (hvis du benytter dig af en sådan en) benytte importlandets nødprocedurer ved forsendelse af afgiftspligtige varer inden for EU. Selvom det danske EMCS er tilgængeligt, må du vente med at kvittere (midlertidig kvittering) for modtagelse op til 10 dage efter, at du har modtaget forsendelsen.
Hvis det danske EMCS, der ikke er tilgængeligt, anbefales det, af hensyn til at den registrerede vareafsender venter på en kvittering, at du underretter den registrerede vareafsender i importlandet om utilgængeligheden.
Er systemet ikke blevet tilgængeligt igen 10 dage efter, at du har modtaget forsendelsen, skal du sende en midlertidig kvittering direkte til den registrerede vareafsender via mail eller fax. Du skal anvende en skabelon til den midlertidige kvittering, som du kan hente på SKATs hjemmeside. Find skabelonerne til de midlertidige dokumenter på SKATs hjemmeside under Virksomhed - blanketter - 22 Punktafgift, drikkevarer.
For at kunne foretage en korrekt kvittering skal du anmode den registrerede vareafsender om at sende en kopi af det elektroniske ledsagedokument med fax eller mail, idet du ikke kan se det elektroniske ledsagedokument i EMCS. Du skal sende en kopi af ledsagdokumentet sammen med den midlertidige kvittering til vareafsender.
Når den danske EMCS igen er tilgængelig, skal du sende en elektronisk kvittering på den samme forsendelse, så forsendelsen kan afsluttes i EMCS.
Import via Danmark til et andet EU-land
Når du som dansk registreret vareafsender skal foretage fortoldning af forsendelsen, og det danske EMCS ikke er tilgængeligt, skal du følge proceduren, som beskrevet under punktet, "Når du er vareafsender - midlertidigt ledsagedokument".
Du skal indlevere det midlertidige ledsagedokument i umiddelbar forbindelse med fortoldningsbegæringen. Du skal udstede et elektronisk ledsagedokument til erstatning for det midlertidige ledsagedokument, så snart det danske EMCS igen er tilgængeligt, således at varemodtager i det andet EU-land kan kvittere elektronisk.
Hvor og hvordan informeres der om, hvornår EMCS igen er tilgængeligt?
Oplysninger om, at det danske EMCS eller det fælles domæne er tilgængeligt igen, vil blive offentliggjort på SKATs hjemmeside. For at se hvor det bliver annonceret på SKATs hjemmeside, skal du trykke på linket "Se driftsmeddelelser om EMCS" under afsnittet "driftsmeddelelser" og du vil komme til en rullemenu, hvor driftsmeddelelser vedr. EMCS vil fremgå.
Hvad sker der, når EMCS bliver tilgængeligt igen
Når EMCS er tilgængeligt igen, skal vareafsender udstede elektroniske dokumenter til erstatning for alle de midlertidige dokumenter, der er udstedt efter nødproceduren, dvs. elektronisk ledsagedokument (e-AD) og ændring af destination (CoD).
Det er vigtigt, at alle data bliver indtastet. For at udkastet ikke skal afvises af det danske EMCS på grund af fejl i datoer, skal der markeres i feltet "udskudt indsendelse", at der er tale om et udkast, der er udarbejdet efter brug af nødprocedurer og efter at transport af forsendelsen er påbegyndt.
Varemodtager skal sende en elektronisk kvittering, når EMCS er tilgængeligt igen og det elektroniske ledsagedokument er modtaget i EMCS.
Opbevaring af kopi af midlertidige dokumenter
Af hensyn til historik eller efterkontrol, skal vareafsender og varemodtager opbevare en kopi af det midlertidige ledsagedokument, midlertidige ændring af destination (CoD) eller midlertidig kvittering på papir eller i elektronisk form.
Det er vigtigt at huske på, at LRN nummeret "Local Reference Number" er den eneste unikke oplysning, hvorved en forsendelse kan identificeres ved en eventuel vejkontrol, eller hvis der i øvrigt sker noget under transporten.